知名消费品企业CIO Frank： RPA+GPT在企业数字化中的应用
“通过RPA从局部试点到集团范围的逐步推广，我们深切感受到了自动化带来的生产力提升。在此过程中，我们也对GPT进行了思考并尝试将其应用于实际场景中。然而，考虑到法律法规的制约，我们并未直接将GPT投入实践，而是将其作为一个思考跳板，更多的转向了AI技术的全面研究和应用。从RPA到GPT，再从AI到AIGC，我们希望在每一个数字化的风口，制造企业都不要落后。”
在数智化转型的浪潮下，企业如何借助新兴技术提升运营效率和创新能力，已成为行业关注的焦点。近日，在ENI经济和信息化网举办的一场活动中，知名消费品企业CIO Frank在演讲中分享了他们在RPA、GPT、AI、AIGC等数智化实践中的宝贵经验。
RPA+GPT在企业数字化中的应用
业务应用：近300个自动化流程成功实施
Frank分享了团队在RPA领域的探索与实践心得，并总结出RPA应用的五大规律：操作的标准化与固定化是整合与配置的关键，也为后续开发与维护提供了便利;RPA的持续工作能力使其特别适合于高频、重复的工作流程;流程的可复制性，可将采购流程迅速扩展至整个供应链，显著提升了工作效率;在多部门协同场景中，RPA展现了出色的协同布局能力;RPA的长期应用激发团队进一步探索其在管理层面的潜力。
随后，Frank通过具体案例展示了RPA如何在实际业务中发挥巨大作用。该项目横跨采购、客服、品质中心等多个部门，通过RPA的应用，实现了流程的高度自动化与效率的显著提升。
在采购环节，RPA将原本ERP系统操作简化为一个步骤，为四名采购人员每天节省了112分钟的工时。在仓储环节，发货流程由RPA在1.8分钟内完成，效率惊人地提升了83%。在客户服务领域，RPA将原本6分钟的材料录入请求处理时间缩短至仅1分10秒，耗时减少了80%。在销售模块，订单录入等任务自动化后，单个订单处理时间缩短至4分40秒，效率提升67%。
基于上面的成功实践，团队提出了在全链条打通应用RPA的设想。计划分三步实施这一战略：首先在生产销售的前链路中实现与各类系统的无缝对接;其次在五大工厂的所有模块中全面推广RPA应用;最后在每个模块中深入挖掘可从RPA切入的自动化处理细节。Frank介绍到，目前已在全集团范围内成功实施了近300个RPA自动化流程。
如何推广：先识别行业痛点，再展现应用价值
“作为一种创新工具，RPA在企业的推广应首先聚焦于找到其局部适应点，然后再到集团范围进行推广。这与我们过去推广BI、ERP或OA等系统的策略有异曲同工之妙——核心都在于先识别行业痛点，再展现应用价值。”
Frank进一步介绍了推广过程中的三个核心步骤。首先是实现“速赢”，在自动化程度提升22%-45%的阶段，流程自动化显著地将员工从繁重的重复性劳动中解放出来，这一成果在短短三个月内便得以凸显。紧接着，团队对流程进行了全面再造，从IT系统到价值流程，再到RPA的深入实施，都进行了细致的优化，效率能进一步提升13%-38%。最后通过重新设计公司的运营模型、改进工作方式，效率再次提升了7%-18%。
RPA的推广应用是一个多步骤的过程。一旦明确了RPA的推广策略，便可在整个组织中广泛发掘应用机会，并对其进行深入的价值评估与排序，从而制定出更为精准的自动化实施路线图。Frank介绍到，在实施层面，团队首先获得了公司高层的坚定支持，并在各部门积极探寻应用方向和板块，与业务部门深入沟通具体场景。随后，团队进行全面的业务调研，与场景深度融合，精准抽取关键信息，以评估RPA的可行性。同时，在架构开发和项目实施推广的每一个阶段，团队都注重分享成功案例和经验，以确保整个过程的顺利进行。
落地过程：实现IT与业务的有效融合
Frank谈到，从RPA项目需求层面开始，我们聚焦于产品需求和服务需求两大核心。产品需求涵盖工作台与服务器配置等硬件方面，而服务需求则包括咨询、培训与开发等环节的人力资源投入。
在RPA评估流程上，我们进一步细化了评估标准。除了考虑任务的重复性、标准化程度及人力成本外，还特别重视复用性和科学决策的准确性，赋予其高优先级。同时，也会兼顾实效性和合规性，将其作为中等优先级。最后，考虑人力成本优化，将其作为后续优化的步骤。这样的评分体系有助于更系统地推进自动化流程，实现从人工到自动化的平稳过渡，进而提升整体效率。
“业务部门提出了众多需求，但在项目启动时我们会与财务、经管部门紧密合作，共同关注整个价值链的关键环节。” Frank提到，为确保项目有序推进，我们制定了详细的12个月拆分计划，并引入评分机制来全面评估流程价值。在评估过程中，我们综合考虑了人力成本、时效性和准确性等多个因素。针对某些非标流程，我们进行了定制化的二次开发，并根据其难易程度和价值链重要性进行了排序。这一做法帮助我们清晰地识别出业务价值链中优先级高、实施难度低的流程，为后续工作提供了有力指导。
项目上线时，业务部门会再次梳理业务痛点、价值分类和总得分，确保每项RPA实施都经过深思熟虑并满足业务需求。这一过程中，业务部门的决策和财务经管部门的支持发挥了关键作用。项目的成功得益于业务部门的主导和多方协作，这也是许多企业和制造业在推广RPA时需要关注的重要方面：实现IT与业务的有效融合。
价值体现：自动化就是生产力
自动化就是生产力。Frank介绍到，在RPA的推广应用中，我们与财务、生产、制造及采购等多个模块紧密合作，一年内成功开发了近4000个应用，累计运行时长突破10000小时，培养了300余名掌握相关技能的员工。为确保推广的连贯性，我们还为不同基地和部门制定了周密的备份方案。
这一年多来，RPA为企业节省了超过6000人天的工作量，相当于一个RPA能够顶替6名员工的工作，并估算出RPA每年可为公司节省700万的人力成本。Frank继续提到，在使用RPA一年半后，我们进行了全面的复盘，深入评估了其对人效的提升作用。复盘结果显示，在行业中，高达62%的员工每天需花费4.5小时处理数据查找等重复性任务。
针对这一发现，我们根据员工时间的分配情况，将工作划分为职能性、重复性、判断性和创造性四大类。分析结果显示，一线员工如客服和运营人员主要承担重复性任务，而中高层管理人员则更多地投身于判断性和创造性工作。由此我们得出结论：公司效率的核心竞争力在于员工在非重复性工作上的时间投入比例。为了提升这一竞争力，高管和中层必须聚焦于创造性工作，避免沉溺于琐碎、重复的日常任务。Frank表示，这一洞见也为我们后续在GPT和AI领域的探索和应用提供了有力的指引。
GPT探索：全员可用的数据搜索工具
“我们着眼于打造一个全员可用的数据搜索工具，而公司领导希望能更上一层楼，具备深度学习和独立思考的能力。这也是我们GPT应用的主要探索方向。”Frank介绍到，在移动端上，员工可以轻松地搜索数据，并依托云端实现即时查询。通过语音交互，员工能够随时向GPT询问如“华北今日销售额”等关键信息，从而在任何地点都能得到即时的决策支持。
在使用GPT的过程中，公司领导对数据准确性提出了严格要求，包括对不同方言和文字的精确理解。提问的质量对于获取准确答案至关重要，Frank表示，“为此，我们对GPT进行了专门训练，使其能够根据语境智能调整查询时间，提供更精确的结果。”
关于GPT的探索，在短期内，GPT的文字处理能力已非常出色;中长期内，我们需要不断提升使用GPT的技巧，提出更有针对性的问题和关键词;长期来看，我们的愿景是让GPT成为公司不可或缺的一部分，融入各个部门的日常工作中。为此，我们设定了2025年为实现这一目标的关键时间点，现在正全力以赴为实现这一目标而努力。但Frank也提到，在推进过程中，我们必须始终关注法规和政策环境，确保一切活动合法合规。
