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天境生物CIO王海:创新药企在研发采购的流程设计与落地
来源:CIO发展中心  作者: CIAPH 2023-01-10 17:44:13
依托数字化,实现研发采购的效率提升,是当前医药研发领域一个不可逾越课题。

对于广大药企来说,研发是一个极为重要的业务板块,而在研发环节,采购也是必不可少的一个部分。依托数字化,实现研发采购的效率提升,是当前医药研发领域一个不可逾越课题。

业务与采购需求痛点介绍

从我所在企业的实际情况来讲,目前公司的业务以生物研发和药物转化为主。在研发的整体过程中,采购模式具有周期长、变化大等特点,而且在实施过程中,还会涉及到跨年等情况,往往投入的金额也比较巨大。相对来说,如果预算足够多,那项目的开展就会更容易。但是对于天境生物而言,董事会与财务都提出了强管控的要求,因此在这样的背景下,将采购与公司的运营目标相结合,就需要开展相应的项目来实现。

另外我们还设有海外分部,很多系统的用户大部分是美国人,基于文化、习惯的不同,对于国内系统他们有不适应性,集中体现在系统语言的翻译方面。而且在公司强管控的要求下,在进行采购申请或者下单时,会被要求输入很多内容,这对于海外用户也是一大挑战。所以在重重困难下,我们希望能够选择一个产品或者解决方案,来对现有的采购系统进行替换。我们的做法是选择与四大其中之一进行合作,将整个采购流程从头至尾梳理一遍,明确需求是怎样产生的,以及经过的审批环节、涉及的业务主体等,进而推动项目的实施。

//m.teamipecs.com/www/Enicn/2023/article_0110/\

相信很多业内同仁都曾经历过,在研发项目中,签订的付款节点经常会发生变化,所以对于项目管理的要求很高,如何将合同的付款周期的变化体现在采购环节中,这对于我们来说是一个巨大的难点。此外因为是临床试验的项目,还要符合GXP等规范,如何将供应商的资质与审计纳入到系统中,保证业务的合规,也是系统必须满足的条件。只有将业务、供应商、审计、合规各个板块的人员纳入到系统中,才更容易在整个系统中贯穿起来。

流程梳理与优化

对于预算的管理,我们的财务对于每一个采购需求都需经过多重的扣点和冻结,只有完全符合公司战略层,或者是管理层同意,符合财务目标的情况下,才能继续推进,这也就导致了在审批流转的过程中,要把财务预算模块深入集成到整个采购当中。在流程梳理时,我们将所有的流程都进行了梳理:由于我们是初创公司,所以管理层对于采购需求的审批是亲力亲为的,因此公司内有很多管理层的需求决策会议,过去这样的会议上DOA的金额较低,随着企业的持续发展,这样的决策方式严重影响了公司的发展节奏,所以我们的采购流程优化,首先对于DOA审批结构进行优化,其次将审批会议的机制进行优化,以提升采购项目的效率。

好的流程是系统落地的基石,所以我们分为两个步骤开展流程优化,第一就是在流程设计完成后,将流程进行宣贯,让所有的用户理解为什么流程和DOA变成了现在这样。第二在用户充分理解的基础上,再把流程细化的到系统中。下方展示的是一个流程图,可能在采购的早期,只是一个购买的想法,这个想法需要经过业务领导的审批,通过后要看财务的预算是否能够满足,所有审批通过后,才进入到采购的过程。在采购的过程中,往往在采购需求与合同之间会有一个模糊的界限,无法确定是先有合同还是先有采购需求。通过调研,我们发现业务需求经过完整的审批之后,可以与供应商签订合同,等到服务、产品、数量等关键因素确定后,再进行采购。

//m.teamipecs.com/www/Enicn/2023/article_0110/\

熟悉ERP的朋友们都知道,在ERP中有PR和PO两个概念,其中PO更倾向于执行层面,PR更倾向于审批。所以我们将这两步合并在一起,在一个步骤里实现。由于研发项目的特性,往往项目进行到一半,可能会发现数据不好,就需要有一个高效的机制将实验相关的部分和PO单停止,因为做临床试验,用药是有持续性的,如果不马上执行停止动作,有很长的延展性可能会产生花销,就会造成公司资金的浪费。所以我们设置了一个put on hold的流程,一旦管理层做出了停止的决策,就会在系统层面把相关的PO冻结。

收货这个步骤有些是用户做,有些是采购做,有些是共享中心或者财务来做,我们认为应该由用户来做,因为只有用户自己知道什么时间服务才是完成状态。当收货完成后,才对预算进行扣减。后面就是比较标准的发票收集和校验。过去的邮寄,现在变为集成了OCR和电子发票的自动处理功能。付款环节如果大家使用的是ERP系统,可以根据发票自动跑出付款周期,并进行付款。

系统建设经验

在整体的流程确定后,我们也做了广泛选型,但最终还是决定采用自开发的方式来打造系统,市面上的云产品和低代码平台更适用于标准化的流程,开发周期与实施周期都比较短,成本也可控。如果流程比较特殊的话,不管使用哪个产品,成本和实施的难度都比较大。由于我们现在使用了OA系统,所以我们决定在OA平台上进行深度开发,实现整套流程。其中有一个好处是预算控制模块也在其中,能够进行高效的集成。

要进行预算管控,必然在年初或者年底有一个大的预算资金池,我们在有业务需求时,会对预算进行冻结,之后与供应商签订合同,当合同签完后,金额与预估的业务需求金额一定会有差异,会进行第二轮冻结。真正的扣减产生在收货时,只有发票到了,才是真实的金额,当然在整个过程中,也会有一定的容差,这就是我们近期在做的事情,也是一个真实的案例。

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编辑:张煜洁
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